什么是工作流程自动化？
自动化的工作流程可以帮您免除一系列重复性、机械化的文档操作，进一步提升内容流转和处理的效率。
使用工作流程可以做什么？
在传统业务场景中，人工进行数据同步或者大量文档的复制、移动操作既费时又费力，且容易出错，有了自动化工作流程，就可以对您的文档自动进行协同办公、内容提取、数据收集、数据同步、消息提醒等各类操作。
例如，可以自动执行以下任务：
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在指定文件夹内上传文件后触发审核；
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新建文件夹时，自动为文件夹添加编目模板；
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自动保存表格附件到指定路径；
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基于创建时间，对文件自动归档；
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……
30+动作节点，10+流程模板，无需代码开发与技术基础，即可让您的业务流程自动运转起来。
工作流程基础概念理解
前面我们快速了解了工作流程的概况和各类使用场景，现在您可以学习工作流程中所使"到的一些基础概念：
“当设定的触发动作发生时，满足执行条件后执行设定的执行动作。”
触发动作：
触发动作是自动化工作流程的起点，根据该触发动作的状态变化，来作为自动化流程是否执行的起始判断，例如上述案例中，在知识库上传一个新的文档就是流程的开始。
常见的触发动作有事件触发、手动触发、表单触发、定时触发，下面将带您了解这几种触发动作的基本概念：
- 事件触发：通过设置指定操作事件作为触发动作。一般适用于需要对文件和文件夹进行数据新建或变更操作的场景，也就是需要选择目标文件夹，并且在该文件夹下进行上传、复制、移动或删除的动作时，再执行下一步的操作。示例：新建文件夹时，自动将文件夹名称添加到编目模板。
- 手动触发：手动触发是在设置完自动化任务后，需要您手动点击运行，才会触发下一步的执行动作。与事件触发不同，手动触发的对象是针对已经上传至某个文件夹下的文件或文件夹，再手动点击，去进行下一步需要执行的动作，主要用于数据同步的场景。示例：在文档中心里存放了一个创建时间过长的文件夹，可设置自动归档到另一个指定的文件夹。
- 表单触发：设置表单提交为触发动作。适用于利用表单协同办公的场景，可以是文档权限的申请、合同类文件审核通过后的流转管理、填写表单发起扩容申请流程等。
- 定时触发：触发动作为循环的时间周期或时间点，例如每x分钟、每x小时、每天或每周等固定周期。在实际工作中，有一些任务需要在特定的时间完成，主要适用于消息提醒类的场景，可以规定工作流程运行的时间和频率。示例：文件更新后自动通知到相关人员、每周自动提醒项目负责人更新进展、定期将数据备份到指定的文件夹等。
执行条件：
执行条件也叫逻辑动作，只有满足这个条件，才会往下执行设定的操作。通俗来讲就是工作流程中的分支，分支的运行顺序是按照分支从左往右依次匹配，只有当前分支条件满足后，才执行该分支的流程。一个分支操作内的所有分支执行完毕后，再执行分支外的操作。上述案例中，“审核通过→文件上传”可以理解为该流程中的分支1，而如果审核不通过，则可以删除该文件，那么“审核不通过→删除文件”就是分支2。
执行动作：
执行动作是指前面的触发动作发生，判断条件满足以后，自动让工作流程执行指定的操作事件，例如上述案例中，满足审核通过的条件后，“文档在知识库上传发布”就是让工作流程执行的操作。