工作流程入门
什么是工作流程自动化？
自动化的工作流程可以帮您免除一系列重复性、机械化的文档操作，进一步提升内容流转和处理的效率。
使用工作流程可以做什么？
在传统业务场景中，人工进行数据同步或者大量文档的复制、移动操作既费时又费力，且容易出错，有了自动化工作流程，就可以对您的文档自动进行协同办公、内容提取、数据收集、数据同步、消息提醒等各类操作。
例如，可以自动执行以下任务：
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在指定文件夹内上传文件后触发审核；
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新建文件夹时，自动为文件夹添加编目模板；
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自动保存表格附件到指定路径；
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基于创建时间，对文件自动归档；
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……
30+动作节点，10+流程模板，无需代码开发与技术基础，即可让您的业务流程自动运转起来。
工作流程基础概念理解
前面我们快速了解了工作流程的概况和各类使用场景，现在您可以学习工作流程中所使"到的一些基础概念：
“当设定的触发动作发生时，满足执行条件后执行设定的执行动作。”
触发动作：
触发动作是自动化工作流程的起点，根据该触发动作的状态变化，来作为自动化流程是否执行的起始判断，例如上述案例中，在知识库上传一个新的文档就是流程的开始。
常见的触发动作有事件触发、手动触发、表单触发，下面将带您了解这几种触发动作的基本概念：
- 事件触发：通过设置指定操作事件作为触发动作。一般适用于需要对文件和文件夹进行数据新建或变更操作的场景，也就是需要选择目标文件夹，并且在该文件夹下进行上传、复制、移动或删除的动作时，再执行下一步的操作。示例：新建文件夹时，自动将文件夹名称添加到编目模板。
- 手动触发：手动触发是在设置完自动化任务后，需要您手动点击运行，才会触发下一步的执行动作。与事件触发不同，手动触发的对象是针对已经上传至某个文件夹下的文件或文件夹，再手动点击，去进行下一步需要执行的动作，主要用于数据同步的场景。示例：在文档中心里存放了一个创建时间过长的文件夹，可设置自动归档到另一个指定的文件夹。
- 表单触发：设置表单提交为触发动作。适用于利用表单协同办公的场景，可以是文档权限的申请、合同类文件审核通过后的流转管理、填写表单发起扩容申请流程等。
执行条件：
执行条件也叫逻辑动作，只有满足这个条件，才会往下执行设定的操作。通俗来讲就是工作流程中的分支，分支的运行顺序是按照分支从左往右依次匹配，只有当前分支条件满足后，才执行该分支的流程。一个分支操作内的所有分支执行完毕后，再执行分支外的操作。上述案例中，“审核通过→文件上传”可以理解为该流程中的分支1，而如果审核不通过，则可以删除该文件，那么“审核不通过→删除文件”就是分支2。
执行动作：
执行动作是指前面的触发动作发生，判断条件满足以后，自动让工作流程执行指定的操作事件，例如上述案例中，满足审核通过的条件后，“文档在知识库上传发布”就是让工作流程执行的操作。
工作流程是如何运行的？
仅需要设置“触发器”和“执行操作”，即可开始运行自动化的工作流程。
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第一步：设置触发器
触发器可以理解为“当某事件发生时，执行后续操作“中的某事件。例如，“当上传文档时，自动添加文档标签”，其中“上传文件”就是触发器。在一个自动化工作流程中，触发器是自动化流程的开端，一个流程只能配置一个触发器，且不能删除。
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第二步：设置执行操作
执行操作是指当触发器事件发生后，用于处理数据或传递数据而执行实际的具体操作。比如，在“更新文件后自动通知到相关人员”中，“通知到相关人员”就是具体的执行操作。同一个流程中，您可以设置一个或多个执行操作。
怎样新建和管理工作流程？
有三种简便的方式可以新建流程：
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从空白流程新建。
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从流程模板新建。我们在“流程模板”中提供了一些针对常见场景的自动化流程模板，帮助您快速创建应对各种业务场景的流程。
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从本地导入。当流程较为个性化，无法提炼成模板时，您可以选择将本地已有的模板包导入，以便更加快捷地完成操作。
在【工作中心】顶部栏中，可以点击【我的流程】，管理您所创建的流程，以及查看分配给您的流程。
工作流程使用场景示例
- 场景一：知识库发布文件审核
- 需求描述：在知识库发布文件时，需经过领导审核内容，审核通过后，文件发布成功。
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场景二：某电商企业文件过期后需自动归档
需求描述：某电商的图片库中放着大量的拍摄样片，这些样片具有时效性，一旦过季，这些样片需要被下线归档。
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场景三：某建筑单位自动给文件夹添加编目属性
需求描述：某建筑单位在管理项目文档时，会用 档案分类号+分类描述 的形式，作为文件夹的名称，来创建文件夹的多级结构。在创建好一个文件夹时，期望给文件夹自动设置编目模板，同时将文件夹名称中的[档案分类号]作为编目模板中的某一个字段填入进去。
现在，试试新建您自己的自动化工作流程吧！
将AI模型融入工作流程，丰富您的工作流场景
- 大语言模型，Large Language Model (LLM)，是一种基于深度学习的技术，它使用大量的文本数据进行训练，从而学习到丰富的语言知识。这种模型的能力可以充分运用在我们的工作流程中，如总结文本摘要、会议信息等。
- OCR模型，是一种用于将图像中的文本转换为计算机可读格式的技术，通常包括图像预处理和特征提取，使用此模型，可以自动对图片或PDF文件进行文字识别，可运用的业务场景有：从发票或身份证中提取信息、通用文字识别等。
- 自动提取模型能够自动识别和提取数据中的关键信息，从而提高数据处理的效率和准确性，可以运用在定制化的场景中，例如从文档中提取标签或自定义信息。
模型库概述
- 目前我们的工作流程中有许多需求，为了能够处理通用文档、表格等非结构化数据，以及身份证、营业执照、增值税发票、火车票识别等结构化数据，我们将预训练的AI能力引入了工作流程，也就是借助AI预生成的模型。预训练的AI模型，无需收集数据、生成、训练和发布，即可快速使用在您的工作流程中。
- 而为了能够使模型理解专业领域的文档，我们提供了定制化的AI能力，需要您上传自己的数据，通过标注、训练并优化AI模型，也就是在基础模型之上，用户根据需要对其进行训练的配置。例如，通过添加少量样本文档，再标注需要提取的文本信息，最后来创建符合业务场景的自定义模型，发布训练完的版本后，就可以在工作流程中使用此模型了。
在工作流程中使用模型
